Электронная трудовая книжка (ЭТК)

17 сентября 2019 года Государственной Думой Федерального Собрания Российской Федерации в первом чтении приняты два законопроекта, направленные на ведение учета сведений о трудовой деятельности граждан в электронном виде:

проект Федерального закона № 748744-7 «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»;
проект Федерального закона № 748684-7 «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде)».

Законопроектом № 748684-7 предусмотрено внесение ряда изменений в трудовое законодательство.

Так, с 1 января 2021 года на бумажном носителе будет осуществляться работодателем ведение трудовых книжек только тех работников, которые до 1 января 2021 года подадут об этом работодателю письменное заявление.

Работникам, не подавшим письменное заявление, работодатель выдает трудовые книжки на руки и осуществляет ведение сведений об их трудовой деятельности в электронном виде. При этом работодатель освобождается от ответственности за хранение трудовых книжек таких работников.

Для этих целей работодатель обязан в течение 2020 года уведомить работников в письменной форме об изменениях трудового законодательства, связанных с формированием и ведением сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника на ведение работодателем трудовой книжки на бумажном носителе по заявлению работника и о том, что в случае непредставления такого заявления до 1 января 2021 года ведение трудовой книжки на бумажном носителе прекращается и она будет выдана ему на руки.

Для лиц, впервые поступающих на работу с 1 января 2021 года, работодатель осуществляет ведение сведений о трудовой деятельности только в электронном виде. Трудовая книжка указанным работникам не оформляется.

В целях обеспечения формирования и ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде работодатели в течение 2020 года также осуществляют мероприятия по реализации норм Трудового кодекса Российской Федерации (в редакции законопроекта), которые включают:

подготовку, принятие или изменение локальных нормативных актов (при необходимости) с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии);
внесение изменений (при необходимости) в соглашения и коллективные договоры в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ;
обеспечение технической готовности к передаче сведений о трудовой деятельности в электронном виде в информационную систему Пенсионного фонда Российской Федерации;
уведомление работников в письменной форме об изменениях законодательства, связанных с формированием сведений об их трудовой деятельности в электронном виде.

Также законопроектом № 748744-7 вносятся изменения в законодательство об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования.

Так, с 1 января 2020 года устанавливается обязанность работодателя (страхователя) представлять в Пенсионный фонд РФ сведения о трудовой деятельности зарегистрированных лиц.

Для этих целей индивидуальный лицевой счет, который Пенсионный фонд РФ открывает на каждое зарегистрированное в системе индивидуального (персонифицированного) учета лицо, дополняется новым разделом, содержащим сведения о приеме, увольнении, переводе работника, наименовании должности (профессии), а также основаниях кадрового мероприятия (дата и номер приказа).

С 01.01.2020 сведения о трудовой деятельности представляются работодателями ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным месяцем.

Начиная с 1 января 2021 года данные сведения страхователь также представляет ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом – месяцем, а в случаях приема на работу и увольнения работника страхователь представляет сведения о трудовой деятельности данного работника не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения) или иного документа, являющегося основанием для оформления трудовых отношений.

Страхователи в случае, если численность работающих у них за предшествующий отчетный период – месяц составляет 25 и более лиц сведения о трудовой деятельности представляют в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

Если численность работающих застрахованных лиц за предшествующий отчетный период – месяц составляет менее 25 лиц, страхователь может представлять сведения о трудовой деятельности как в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, так и на бумажном носителе.

За непредставление в установленный срок либо за представление неполных и (или) недостоверных сведений о трудовой деятельности законопроектом предусмотрена административная ответственность работодателя (его должностного лица) за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права.

Законопроектами также предусмотрено, что работник вправе получить сведения о трудовой деятельности одним из следующих способов:

у работодателя по последнему месту работы (за период работы у данного работодателя) – на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя);
в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг – на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;
в Пенсионном фонде Российской Федерации – на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью;
с использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций) – в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.